La PEC, acronimo di Posta Elettronica Certificata è obbligatoria per ogni impresa, comprese le partite IVA ed è uno strumento assolutamente sicuro per comunicazioni ufficiali, anche di ordine fiscale, attraverso un canale univoco. Può essere utilizzata esattamente come se fosse una raccomandata con ricevuta di ritorno.  Esistono molte piattaforme in grado di offrire servizi PEC, destinati a singoli e professionisti.

La sicurezza del servizio è garantita dal protocollo adottato per la posta elettronica certificata e per legge offre garanzie per tutti quanti i provider che forniscono questo tipo di e-mail, ma a fare la differenza sono i servizi addizionali che di solito vengono offerti, sia nella versione gratuita che in quella con upgrade.

Come aprire una PEC

L’apertura di un account PEC di base è gratuita per tutti i provider perché si tratta sostanzialmente di un’e-mail con alcuni elementi di tracciabilità e di sicurezza in più che permette di utilizzarla come se fosse una raccomandata.

Per capire come aprire la PEC mail online, si comincia registrandosi a un portale o provider, scelto in base alla sua attendibilità, visto che si tratta di un account destinato a documenti ufficiali e sensibili. A poter essere inviati con il servizio sono per esempio dichiarazione dei redditi o comunicazioni con Tribunali o Agenzie Pubbliche.

Il sito del provider fornisce un modulo che deve essere compilato in ogni sua parte. Oltre al nome utente e alla password, sono richiesti codice fiscale, eventualmente numero di partita IVA e la selezione del metodo di pagamento.

Una volta compilata tutta la modulistica, bisogna attendere qualche giorno, perché serve il tempo per la registrazione della PEC, dopodiché diventa immediatamente visibile a tutti gli Enti pubblici e viene riportata nei registri per le imprese, che possono utilizzarla per le comunicazioni ufficiali.

La PEC è non soltanto sicura, ma anche obbligatoria per partite IVA e imprese e fa parte del processo di digitalizzazione del fisco in Italia. Si può usare anche semplicemente per le comunicazioni ordinarie, perché a parte i protocolli di sicurezza, le funzionalità della posta elettronica certificata sono sovrapponibili a quelle di una comune e-mail.

Quali sono i vantaggi della PEC

La PEC è certificata, questo significa che se si effettua una comunicazione tra due account di questo tipo, ha valenza legale e nel caso in cui la mail venga semplicemente aperta dal destinatario si riceve automaticamente il feedback e quindi non è possibile che vada persa.

I messaggi possono essere archiviati all'interno di uno spazio digitale fornito dal provider sui suoi server. Nelle versioni gratuite si ha un volume limitato di gigabyte, ma più che sufficiente per la maggior parte delle comunicazioni ordinarie. Questo si può espandere, passando a un account professionale.

Le comunicazioni ufficiali che vengono effettuate tramite PEC hanno valenza identica a quella delle raccomandate e le sostituiscono in tutte le funzioni, questo consente di avere un notevole risparmio economico e una maggiore velocità di comunicazione, perché la ricezione è immediata.

I messaggi di posta elettronica certificata possono essere anche aperti tramite i client più diffusi, una volta che siano stati abilitati a questo tipo di operazione o in alternativa tramite l'interfaccia PEC, fornita via software dal provider.

Per aprire una PEC, oltre al sistema di attivazione con password, l’account può essere utilizzato con dispositivi hardware di riconoscimento, come lettori di carte o di codice fiscale, per garantire l'impossibilità di manomissione.